Kiedy myślimy o organizowaniu sobie czasu, najczęściej staje nam przed oczami tradycyjny sposób – sporządzenie listy zadań do wykonania i realizacja ich punkt po punkcie. Z efektywnością bywa tu różnie, często poszczególne pozycje zostają przesunięte na kolejne dni, tygodnie… A nawet jeśli taki system się sprawdza – w pewnym sensie robimy sobie z życia fabrykę, samych siebie sprowadzając do roli zaprogramowanych robotów. Tymczasem można spróbować podejść do tej kwestii w nieco inny sposób. Bardziej ludzki, wprowadzający do codziennej rutyny nieco świeżości.
Na początek warto sobie odpowiedzieć na kilka prostych pytań. Czy dotychczas stosowany sposób organizacji czasu się sprawdza? Czy rzeczywiście robimy zawsze to, co sobie zaplanowaliśmy, czy raczej odsuwamy od siebie obowiązki? Czy robimy to, co rzeczywiście chcemy robić? Czy sprawia nam to choć odrobinę przyjemności i satysfakcji, czy raczej zmuszamy się do działania, traktując to jako zło konieczne?
Odpowiedzi na te pytania pozwolą nam ustalić, w którym miejscu jesteśmy. Jeśli odczuwamy ciągłe znużenie, zmęczenie, zniechęcenie i stres wynikający z niedopełnienia obowiązków, jeżeli wciąż musimy zmuszać się do działania – to sygnał, żeby coś zmienić. Najlepiej szybko i radykalnie. Oto kilka porad, które pomogą w sposób bardziej efektywny – i przyjemny – zorganizować sobie codzienność.
Dobry początek dnia
Nasz organizm – zarówno ciało, jak i psychika – funkcjonuje znacznie lepiej, jeśli na początku dnia wprowadzi się go na odpowiednie obroty. I nie chodzi tu o filiżankę mocnej kawy – choć ta jest niezbędna, jeśli ktoś przyzwyczaił się do jej działania. Najlepszym sposobem na poranne „podkręcenie” organizmu są ćwiczenia fizyczne. Jakiekolwiek, co kto lubi. Mogą to być ćwiczenia rozciągające i oddechowe, może to być krótsza lub dłuższa przebieżka, ćwiczenia siłowe, trening jogi, sztuki walki… Ważne, żeby się poruszać, oczywiście bez przesadnego przemęczenia – mamy nabrać energii, a nie pozbawić się jej na starcie.
Nie ma czasu? Nieprawda! Wystarczy dosłownie 10–15 minut aktywności. Każdy może tyle wygospodarować, wystarczy odrobina samozaparcia i motywacji. I jeśli jest z czymś problem, to właśnie z tym ostatnim. Niemniej naprawdę warto spróbować wpisać sobie taki rodzaj aktywności w codzienną rutynę – dzięki porannym ćwiczeniom zarówno ciało, jak i umysł pracuje lepiej przez cały dzień i łatwiej możemy stawić czoło rzeczywistości.
W zgodzie z wewnętrznym zegarem
Każdy z nas ma swój zegar biologiczny, pracujący w charakterystycznym, unikalnym rytmie. Warto wsłuchiwać się w ten rytm i – na ile to tylko możliwe – żyć zgodnie z nim. W ciągu dnia mamy okresy większej i mniejszej produktywności. Z reguły ludzie są najbardziej efektywni w godzinach rannych i przedpołudniowych, czasami jednak zdarza się, że chęć i możliwość wykonania określonych zadań przychodzi dopiero wieczorem czy wręcz w nocy. Dlatego dobrze jest zaplanować określone działania właśnie na ten czas, kiedy możemy zrobić więcej, szybciej, efektywniej i mądrzej. Próbując na siłę oszukać ten wewnętrzny zegar, będziemy mniej produktywni i zamiast pracować, będziemy zmagać się sami ze sobą, z rzeczywistością i grzęznąć w obowiązkach.
Oczywiście często nasze możliwości w tej kwestii są ograniczone i różne zewnętrzne czynniki decydują o tym, kiedy pracujemy, kiedy nie. Zdarza się jednak – i to wcale nierzadko – że czas naszej największej produktywności po prostu marnujemy. W praktyce wygląda to choćby w ten sposób, że do godziny 13.00– 14.00 pracujemy dość niemrawo, po czym w kolejnych godzinach (często wieczorem) ten stracony czas gwałtownie nadrabiamy, uzupełniając niedostatki energii kolejnymi kawami. Jeśli już musimy czas marnować (bądźmy szczerzy – całkowicie uniknąć się tego nie da), to lepiej „na wydastraty” przeznaczyć te godziny, kiedy dopada nas znużenie, apatia, kiedy możemy mniej. Takie marnotrawstwo kontrolowane.
Najpierw przyjemność (jeśli to możliwe)
Jak już było wspomniane, nie zawsze możemy decydować o tym, co w danym momencie będziemy robić – za nas decydują klienci, współpracownicy, przełożeni, dostawcy itp. Zawsze jednak jest jakaś grupa obowiązków, które czekają w kolejce i tylko od nas zależy, w jakiej kolejności się z nimi uporamy. Częstą praktyką jest zaczynanie od tego najgorszego, najcięższego i najmniej przyjemnego – na zasadzie „jak będę to miał(a) z głowy, to reszta pójdzie gładko”. I jeśli taki system się sprawdza, to super. Często jednak się nie sprawdza. Mozolna walka z niemiłym obowiązkiem, połączona ze świadomością, że kolejne czekają w kolejce, sprawia, że pracujemy nieefektywnie, powoli i w stresie. Warto w takiej sytuacji spróbować czegoś zupełnie innego – zacząć od tych rzeczy, których zrobienie sprawi nam przyjemność albo przynajmniej będzie wiązało się z najmniejszą możliwą dolegliwością. Jeśli uporamy się z tym, będziemy mieli jedno zadanie z listy „odhaczone”. Świadomość dobrze spełnionego obowiązku naładuje nas pozytywną energią i da siłę do walki z innymi, mniej przyjemnymi zadaniami.
Inne spojrzenie
Na liście obowiązków, jakie nas czekają, bywają takie wyjątkowo paskudne. To rzeczy, których robić nie lubimy, sprawy trudne do załatwienia, nudne, przykre, czasochłonne. Zaległa poważna rozmowa (zawodowa lub prywatna), obowiązki zawodowe, spotkanie z kimś, kogo nie cierpimy, czy nawet głupie sprzątanie… Po prostu coś, na myśl o czym dostajemy mdłości i – jeśli tylko możemy – odkładamy to na bliżej nie określoną przyszłość, tworząc stresującą listę spraw nie załatwionych. Warto w takich sytuacjach nieco zmienić optykę i przestać traktować te sprawy jak przykre obowiązki. Zamiast tego spojrzeć na nie jak na coś, co po prostu trzeba zrobić, jak najszybciej i jak najlepiej. Spróbować podejść do sprawy bez emocji. Jasne, nie jest to proste, ale warto się zmusić i wytłumaczyć to sobie tak, jakbyśmy tłumaczyli dobremu znajomemu. Im szybciej sobie z tym poradzimy, tym szybciej będziemy mogli zająć się tym, co sprawia nam przyjemność. Im lepiej – tym większe prawdopodobieństwo, że nie trzeba będzie do tego wracać i nic poprawiać. Właśnie tak patrzmy na wszystko, czego serdecznie nie cierpimy. Uznajmy, że jest to konieczne, a nie przykre.